Chia sẻ cơ sở tri thức

Chia sẻ một KB vào space nghĩa là: mọi người thuộc các workspace thành viên của space đó tra cứu được KB này, mà KB vẫn nằm nguyên trong workspace của bạn và do bạn quản lý.

Ai chia sẻ được

Người tạo ra KB, hoặc người có vai trò Admin/Owner trong workspace sở hữu KB. Nếu bạn không thuộc nhóm này, phần thao tác chia sẻ sẽ không hiện ra.

Các bước

1. Vào Knowledge Base, rê chuột lên thẻ KB muốn chia sẻ, bấm ⋯ → Settings.
2. Trong cửa sổ Knowledge Base Settings, ở cột trái kéo xuống nhóm Publishing → chọn Sharing.

3. Bấm nút + ở góc phải khối Shared to.
4. Trong hộp thoại Share to shared space:
   • Select Shared Space - chọn space đích. Danh sách chỉ gồm những space bạn đã tạo hoặc đang có vai trò Admin/Editor, và tự động bỏ qua space mà KB này đã được chia sẻ vào rồi.
   • Permission - chọn mức quyền:
     • Read-only - thành viên chỉ tìm kiếm và hỏi đáp trên KB.
     • Editable - thành viên sửa được nội dung tài liệu bên trong.

5. Bấm Share.

Space vừa chọn xuất hiện trong bảng Shared to bên dưới, gồm các cột Shared Space, Permission, Shared, Actions.

Chỉ có Sharing khi KB đã tồn tại

Mục Sharing chỉ xuất hiện khi bạn mở một KB có sẵn để chỉnh sửa, không có trong luồng tạo KB mới. Tạo xong KB rồi mở lại để chia sẻ.

Đổi quyền hoặc gỡ chia sẻ

Trong bảng Shared to:

• Đổi quyền: bấm vào ô chọn ở cột Permission của dòng tương ứng, chuyển giữa Read-only và Editable. Có hiệu lực ngay.
• Gỡ chia sẻ: bấm icon thùng rác ở cột Actions rồi xác nhận. Thành viên của space mất quyền truy cập KB ngay lập tức; tài liệu bên trong KB không bị ảnh hưởng.

Quyền thực tế mà thành viên nhận được

Mức quyền bạn gán khi chia sẻ mới là một nửa câu chuyện. Quyền thực tế của mỗi thành viên là mức thấp hơn giữa quyền chia sẻ và vai trò của họ trong space:

Bạn chia sẻ ở mức	Vai trò thành viên trong space	Họ thực sự làm được gì
Editable	Admin / Editor	Sửa nội dung KB
Editable	Viewer	Chỉ đọc
Read-only	Bất kỳ vai trò nào	Chỉ đọc

Nghĩa là: chia sẻ Editable không tự động cho tất cả mọi người quyền sửa - ai đang là Viewer trong space thì vẫn chỉ đọc. Xem thêm ở Tổng quan.

Kiểm tra KB đang chia sẻ đi đâu

• Trên thẻ KB trong danh sách Knowledge Base: KB đang được chia sẻ có thêm một icon chia sẻ nhỏ ở hàng biểu tượng dưới thẻ; rê chuột vào để xem "Shared to N space(s)".

  

• Từ phía space: mở Shared Space Settings → nhóm Shared Resources → Shared Knowledge Base. Ở đây liệt kê toàn bộ KB đang có trong space (cả của bạn lẫn của workspace khác), kèm ai chia sẻ, chia sẻ lúc nào, mức Shared space permission và Effective - quyền thực tế của chính bạn.

• Admin của space có thể bấm Remove from shared space ngay tại đây để gỡ một KB ra khỏi space.

KB đi kèm agent thì khác

Nếu bạn chỉ chia sẻ agent mà không chia sẻ KB, các KB gắn với agent đó chỉ được dùng ở chế độ chỉ đọc bên trong hội thoại với agent và không hiện trong danh sách Knowledge Base của thành viên. Muốn thành viên nhìn thấy và (nếu cần) sửa KB trong danh sách, phải chia sẻ KB đó riêng theo hướng dẫn ở trang này. Xem Chia sẻ agent.

Tiếp theo: Chia sẻ agent.