Tham gia không gian chia sẻ

Điều kiện

Cũng như khi tạo space, chỉ Admin / Owner của workspace mới tham gia được - vì hành động này mở quyền cho toàn bộ workspace.

Có ba đường vào một space: mã mời, link mời, hoặc tự tìm những space đang mở cho tìm kiếm.

Cách 1: Dùng mã mời

1. Xin Invite Code từ Admin của space bạn muốn vào.
2. Vào Shared Spaces, bấm Join Shared Space (nút giữa màn hình khi chưa có space nào, hoặc icon ↵ cạnh tiêu đề trang).
3. Ở tab Enter invite code, dán mã vào ô rồi bấm View.

4. Màn hình xem trước hiện ra - xem Màn hình xem trước bên dưới.

Mã sai hoặc đã hết hạn sẽ báo "Invite code is invalid or expired" - xin Admin cấp lại mã mới.

Cách 2: Dùng link mời

Admin có thể gửi thẳng link dạng https://<địa-chỉ-hệ-thống>/join?code=<mã>. Bấm vào link (khi đã đăng nhập) là hệ thống mở luôn màn hình xem trước của space đó, không cần nhập mã.

Cách 3: Tìm space đang mở

Dành cho khi bạn không có mã mời:

1. Bấm Join Shared Space → chuyển sang tab Search shared spaces.
2. Gõ tên, mô tả hoặc ID của space vào ô tìm kiếm. Để trống thì hệ thống liệt kê các space đang mở sẵn.
3. Mỗi dòng kết quả cho biết số thành viên (dạng hiện tại/giới hạn nếu space có đặt giới hạn), nhãn Requires approval nếu cần duyệt, và nhãn Full nếu đã đầy.
4. Bấm View trên dòng muốn vào.

Không tìm thấy space cần vào?

Chỉ những space bật Open for search mới hiện ở đây. Space không bật thì bắt buộc phải có mã mời hoặc link mời.

Màn hình xem trước

Trước khi vào, bạn được xem: avatar và tên space, mô tả, số thành viên, số cơ sở tri thức và số agent đang chia sẻ, cùng Shared Space ID (bấm để copy).

Phần dưới cho biết cách vào:

• Join method: No approval required → bên dưới có dòng "Default role after joining: Viewer". Bấm Join là vào ngay với vai trò Viewer (chỉ đọc). Cần quyền cao hơn thì vào rồi xin nâng vai trò.

• Join method: Requires approval → bạn cần điền thêm:

  • Requested role - vai trò bạn xin: Viewer, Editor hay Admin. Admin của space có thể duyệt với vai trò khác vai trò bạn xin.
  • Application note (không bắt buộc) - vài dòng giới thiệu bạn là ai, cần dùng space để làm gì. Đơn có lời nhắn rõ ràng thường được duyệt nhanh hơn.

  Bấm Request to Join, sau đó chờ Admin duyệt. Bạn chưa có quyền truy cập gì cho tới khi đơn được duyệt.

Nếu workspace của bạn đã ở trong space rồi, màn hình báo "You are already a member of this shared space" và nút chuyển thành View Shared Space.

Sau khi vào

Space xuất hiện trong danh sách Shared Spaces, nhóm Joined. Từ lúc này, mọi người trong workspace của bạn đều thấy KB và agent được chia sẻ trong space - xem Dùng tài nguyên được chia sẻ.

Rời khỏi space

Trên thẻ space (nhóm Joined), bấm ⋯ → Leave Shared Space → xác nhận.

Rời space là cắt quyền của cả workspace

Bạn rời space thì toàn bộ người dùng trong workspace của bạn mất quyền truy cập những KB/agent được chia sẻ trong đó, không chỉ riêng bạn. Ngược lại, những gì workspace bạn đã chia sẻ vào space cũng thôi hiển thị với các thành viên còn lại.

Tiếp theo: Quản lý thành viên và vai trò.