Giao diện
Không gian chia sẻ là gì
Shared Space (không gian chia sẻ) là nơi nhiều workspace khác nhau bắt tay nhau để dùng chung cơ sở tri thức và agent, mà không phải sao chép tài liệu qua lại.
Ví dụ: phòng Nhân sự có KB "Quy chế nội bộ", phòng Kinh doanh có KB "Bảng giá". Thay vì mỗi bên tự tải lại tài liệu của bên kia, hai bên lập một Shared Space chung, mỗi bên chia sẻ KB của mình vào đó - và toàn bộ nhân viên hai phòng đều tra cứu được, trong khi tài liệu vẫn do phòng sở hữu quản lý.
Thành viên là workspace, không phải từng người
- Thêm một workspace vào space = mở quyền cho tất cả nhân viên của workspace đó.
- Bỏ một workspace ra khỏi space = cắt quyền của tất cả nhân viên workspace đó.
- Vai trò (Admin/Editor/Viewer) gán cho workspace, không gán cho cá nhân.
Ai nhìn thấy mục Shared Spaces
Mục Shared Spaces ở thanh bên trái chỉ hiện với người có vai trò Admin hoặc Owner trong workspace hiện tại. Chỉ người quản trị workspace mới cần đứng ra lập space, mời workspace khác và quyết định chia sẻ cái gì.
Nếu bạn là Viewer hoặc Contributor: bạn vẫn dùng được bình thường mọi KB và agent đã được chia sẻ vào space mà workspace của bạn tham gia (chúng xuất hiện trong danh sách Knowledge Base / Agents và trong hội thoại) - chỉ là bạn không thấy mục quản trị space. Muốn thay đổi chia sẻ, liên hệ Admin/Owner của workspace.
Chia sẻ được những gì
| Loại | Mức quyền chia sẻ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Knowledge Base | Read-only hoặc Editable | Read-only: chỉ tra cứu và hỏi đáp. Editable: sửa được nội dung tài liệu bên trong |
| Agent | Luôn là Read-only | Thành viên dùng được agent nhưng không sửa cấu hình. Agent dựng sẵn (built-in) không chia sẻ được |
Vai trò trong không gian chia sẻ
Mỗi workspace thành viên có một vai trò trong space:
| Quyền | Admin | Editor | Viewer |
|---|---|---|---|
| Xem và tìm kiếm trong KB được chia sẻ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dùng agent được chia sẻ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sửa nội dung KB được chia sẻ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Chia sẻ KB vào space | ✅ | ❌ | ❌ |
| Quản lý space: cài đặt, thành viên, duyệt đơn | ✅ | ❌ | ❌ |
Người tạo space mặc nhiên là Admin của space đó.
Quyền thực tế = mức thấp hơn giữa hai bên
Với mỗi KB được chia sẻ, quyền bạn thực sự có được tính bằng mức thấp hơn giữa:
- Shared space permission - mức quyền chủ KB gán khi chia sẻ (Read-only / Editable), và
- Vai trò của workspace bạn trong space (Admin / Editor / Viewer).
Ví dụ:
| KB được chia sẻ ở mức | Vai trò của bạn trong space | Quyền thực tế (Effective) |
|---|---|---|
| Editable | Admin | Sửa được |
| Editable | Editor | Sửa được |
| Editable | Viewer | Chỉ đọc |
| Read-only | Admin | Chỉ đọc |
Nói ngắn gọn: Viewer thì luôn chỉ đọc, dù KB có được chia sẻ ở mức Editable đi nữa. Trong màn hình cài đặt space, cột Shared space permission là mức đã gán khi chia sẻ, còn Effective là quyền thực tế của bạn.
Đọc tiếp
- Bạn muốn lập space mới → Tạo không gian chia sẻ
- Bạn nhận được mã mời / link mời → Tham gia không gian chia sẻ
- Bạn đang quản trị một space → Quản lý thành viên và vai trò
- Bạn muốn đưa KB / agent của mình vào space → Chia sẻ cơ sở tri thức, Chia sẻ agent
- Bạn chỉ cần dùng cái người khác đã chia sẻ → Dùng tài nguyên được chia sẻ